ДОКУМЕНТООБОРОТ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Источник: Связи с общественностью в социально-культурной деятельности. Словарь-справочник. 2013 г.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Часть делопроизводства (см. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО), непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов включают в себя документооборот.
Д. — движение документов в организации социального обслуживания с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.
Документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией Д. в организации социального обслуживания. Основные принципы организации Д.: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Основные процедуры Д.: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства; регистрация поступающих документов; рассмотрение документов руководством организации и доведение документов до исполнителей; обработка, исполнение документов, подготовка ответов; сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; регистрация отправляемых документов; отправка документов; разработка, оформление и регистрация внутренних документов; обработка и учет иностранной корреспонденции; учет и анализ объемов Д.
Электронный Д. совершается с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного Д.).
А.В. Прохоров
Лит.: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”; Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования”; ГОСТ Р 7.0.8-2013 “СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”; ГОСТ Р 53898-2013 “Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению”; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 “О проекте нормативной части единой государственной системы документационного обеспечения управления”).
Д. — движение документов в организации социального обслуживания с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.
Документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией Д. в организации социального обслуживания. Основные принципы организации Д.: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Основные процедуры Д.: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства; регистрация поступающих документов; рассмотрение документов руководством организации и доведение документов до исполнителей; обработка, исполнение документов, подготовка ответов; сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; регистрация отправляемых документов; отправка документов; разработка, оформление и регистрация внутренних документов; обработка и учет иностранной корреспонденции; учет и анализ объемов Д.
Электронный Д. совершается с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного Д.).
А.В. Прохоров
Лит.: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”; Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования”; ГОСТ Р 7.0.8-2013 “СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”; ГОСТ Р 53898-2013 “Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению”; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 “О проекте нормативной части единой государственной системы документационного обеспечения управления”).